В различных сферах деятельности, в том числе в ЖКХ, может возникнуть необходимость зафиксировать события или факты с целью установления реального положения дел. Именно с этой целью и составляется акт. На практике, в сфере содержания и управления многоквартирного дома, применяется большое разнообразие актов. Например, приема-сдачи работ, обследования различных объектов, приема-передачи дел, инвентаризации и др. При этом некоторые акты имеют установленную нормативными документами форму или существуют строгие специфические требования, которые необходимо соблюдать при их оформлении. Часть актов допускается составлять в свободной форме. Поэтому если возникла необходимость в составлении определенного акта, то всегда полезно иметь его образец. Вместе с тем, независимо от вида акта существуют единые правила, которые необходимо знать и соблюдать, чтобы составить правильно документ подобного рода.
Общие требования к составлению акта
- Любой акт составляется и подписывается несколькими лицами (два и более). Часто для этого приказом создают комиссию (смотрите образец). Состав комиссии можно назначить специально для составления определенного акта (например, в случае расследования конкретного несчетного случая, проведения инвентаризации и т.п.). Если же предполагается периодическое появление актов по одному и тому же направлению деятельности, то комиссия может быть и постоянно действующей.
- Если для акта предусмотрена унифицированная форма, то естественно следует его оформлять с ее помощью. Во всех остальных случаях акты следует оформлять на общем бланке организации, который должен включать весь необходимый состав обязательных элементов документа. Образцы некоторых актов приведены ниже. Поэтому для восприятия информации как правильно составить акт легче будет посмотреть пример, чем просто читать подробное описание.
- Датой акта считается дата его составления. Если перед составлением акта понадобилось предварительное проведение работ (характерно для длительных процессов – инвентаризация, испытания оборудования и т.п.), то в тексте требуется указать этот период.
- Возможно использовать два варианта формулировки заголовка – с предлогом о (об) или без него. (Например, акт о списании материальных ценностей или акт приемки выполненных работ).
- Текст акта начинают с указания основания его составления. (Это может быть с проставленной датой и номером ссылка на договор, приказ или какой-либо нормативный документ).
- В начале акта следует перечисление членов комиссии, председателя всегда выделяют. (При этом необходимо указывать должности. Фамилии членов комиссии выстраивают в алфавитном порядке).
- В тексте акта должно быть отражено фактическое развитие ситуации или произошедшие факты, ради которых и составляется акт. В конце можно включить выводы и предложения комиссии.
- Допускается материал излагать в табличной форме, текст разбивать на абзацы и пункты. (В процессе оформления акта стремитесь избегать устаревших оборотов таких как «мы, нижеподписавшиеся», а также «составили настоящий акт в том, что …»).
- Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных сторон или это прописано в нормативном документе. (Если требуется указать местонахождение экземпляров, то это делают после основного текста).
- Если к акту предусмотрены приложения, то отметка об этом делается после указания на местонахождение экземпляров акта, перед подписями.
- Акт должны подписать все члены комиссии или все принимавшие участие в его составлении. (Если кто-то не согласен с его содержанием, то по правилам ему все-таки следует подписать акт. В этом случае он имеет право поставить подпись с пометкой о наличии замечаний, которые излагаются в произвольной форме на отдельном листе и прилагаются к акту).
- Следует ознакомить с актом всех, чья деятельность отражена в нем (Ниже подписей проставляется отметка «С актом ознакомлены:» и оформляют непосредственно сами подписи заинтересованных лиц).
- Некоторые виды актов согласно существующим нормативным документам еще требуется утвердить руководителю. (Согласно нормам делопроизводства гриф утверждения оформляют в правом верхнем углу первого листа акта).
Форма акта технического обследования многоквартирного дома рекомендуется для объектов общественного контроля согласно трем категориям:
- многоквартирный дом в стадии запланированного капитального ремонта;
- многоквартирный дом в стадии реализуемого капитального ремонта;
- многоквартирный дом в стадии после завершенного капитального ремонта.
Примеры актов
- АКТ-о-неоказании-некачественном-оказании-услуг-по-вывозу-отходов
- АКТ-проверки-качества-предоставления-услуг-по-холодному-водоснабжению
- АКТ-проверки-качества-предоставления-услуг-по-теплоснабжению-отоплению-и-горячему-водоснабжению
- АКТ-проверки-качества-предоставления-услуг-по-электроснабжению
- АКТ-о-неоказании-некачественном-оказании-услуг
- Акт-технического-состояния (обследования многоквартирного дома)
